Как пользоваться — босс

Это пробная копия. Логин demo, пароль demo. Данные вымышленные и сбрасываются каждые 30 минут. Боевой сайт сервиса живёт отдельно — демо его не трогает.

Вы ещё не вошли — показана полная инструкция босса. После входа мастером откроется короткая версия под его меню.

Программа ведёт клиентов, машины, записи, заказ-наряды, склад, оплаты, зарплату мастеров и отчёты. Слева меню. Сверху на телефоне кнопка «☰». Тема светлая/тёмная — «Тема».

Кто что видит · Вход · Главная · Клиенты · Автомобили · Записи · Заказ-наряд · Склад · Услуги · Оплаты · Отчёты · Зарплата · Мастера · Настройки

Кто что видит

Логин выдаёт владелец сервиса. Роли:

Мастер — главная, заказ-наряды, записи, клиенты, автомобили, склад. Не видит оплаты, отчёты, зарплату, мастеров, настройки, справочник услуг и удаление. Ему показывается отдельная короткая инструкция.
Босс — всё, кроме почты SMTP и ключа ИИ для фото СТС.
Владелец (admin) — полный доступ, в том числе почта и ИИ.

Откройте сайт сервиса. Появится карточка входа.
В поле «Логин» введите логин, в «Пароль» — пароль.
Галочка Запомнить меня (стоит по умолчанию) — вход держится около 30 дней. Снимите, если садитесь за чужой компьютер: тогда сессия закроется вместе с браузером.
Нажмите Войти.
Выйти — пункт Выход внизу меню.

Неверный логин или пароль — красная строка на той же карточке. Если забыли пароль, его меняет владелец в карточке сотрудника или в настройках для своего входа.

Главная (рабочий стол)

После входа открывается главная. Карточки сверху — живые цифры: сколько клиентов, машин, нарядов, сколько сейчас в работе, записей на сегодня, просроченных ТО, заказов поставщику в ожидании.

Новый заказ-наряд справа вверху — сразу создаёт пустой наряд и открывает его.
Сегодня на запись — кто приедет сегодня. Время ведёт в календарь. «Позвонить» набирает телефон.
Последние заказ-наряды — клик по номеру открывает наряд.
Напоминания ТО — машины, у которых подошёл срок по дате или пробегу. Клик по авто открывает карточку.

После сохранения заказ-наряда программа возвращает сюда.

Клиенты

Меню Клиенты. Список всех людей. Поиск вверху, если поле есть.

Новый клиент

Кнопка Добавить.
Обязательно ФИО. Телефон пишите в любом виде: 8…, +7…, пробелы — программа сама приведёт.
Адрес, email, VK — по желанию. Email нужен, чтобы слать заказ-наряд и напоминание о ТО.
Сохранить.

Клиента можно завести не заходя в этот раздел: в записи и в заказ-наряде есть кнопка + клиент. ФИО и телефон, «Сохранить клиента» — человек сразу подставляется в документ.

Карточка клиента

Клик по ФИО. Меняйте поля и сохраняйте. Внизу видна история нарядов этого человека. Удаление — только у босса, кнопка «Удалить».

Автомобили

Меню Автомобили → Добавить или карточка из списка.

Выберите владельца из списка клиентов. Если человека ещё нет — заведите клиента сначала или создайте авто прямо из наряда кнопкой + авто.
Марка и модель — начните вводить, выпадет справочник. Можно вписать своё.
Госномер — как на номере, например А123АА 34. VIN — 17 знаков, если есть.
Год, цвет, пробег — по желанию. Пробег потом ещё раз пишут при приёмке в наряде.
Следующее ТО: дата и километры. Если пусто, после закрытия наряда программа сама поставит дату через интервал из настроек (обычно 12 месяцев) и пробег + интервал км (обычно 15 000).
Галочка служебный — машина сервиса, не клиента.
Фото СТС: выберите снимок, программа попробует заполнить марку, модель, номер, VIN. Владельца и пробег с фото не подставляет.

Внизу карточки — история заказ-нарядов. Ищутся наряды этой карточки и других карточек с тем же госномером или VIN, если машину заводили дважды.

Записи (календарь)

Меню Записи. Вверху переключатели День / Неделя / Месяц / Год и стрелки «←» «→».

Записать клиента

Форма «Новая запись» на той же странице.
Дата и время — когда машина должна быть на подъёмнике.
Длительность — 30 мин, 1 час, 1,5 часа… или «свой вариант» и минуты вручную.
В поиске клиента начните ФИО или телефон, выберите из списка. Нет в базе — + клиент.
Автомобиль выберется из машин этого клиента. Нет машины — + авто: марка, модель, госномер.
Поле Что делать — коротко: «ТО», «диагностика стука», «замена сцепления».
Кнопка Записать.

Клик по существующей записи открывает её для переноса. Отменить можно из карточки записи. В неделе/дне запись можно перетащить на другое время, если это включено на экране.

Заказ-наряд — основной документ

Это акт работ: что сделали, какие запчасти, сколько денег, кто мастер. Клиенту отдают PDF. Внутри сервиса наряд кормит склад, оплаты, зарплату и отчёты.

Создать

Меню Заказ-наряды → Новый или кнопка на главной Новый заказ-наряд.
Откроется пустой наряд с номером (например 0000063). Номер выдаётся сам, его не печатают руками.

Клиент и машина

В поле клиента начните вводить фамилию. Выберите человека. Появится список его машин.
Выберите автомобиль. Под полями покажутся марка, номер, пробег, VIN.
Если клиента нет — + клиент, ФИО и телефон, «Сохранить клиента».
Если авто нет — + авто, марка, модель, госномер, «Сохранить авто».

Мастера

Поле Мастер — основной исполнитель. Кнопка + мастер добавляет второго, третьего… Это нужно, когда на одном наряде работают несколько человек.

У каждой работы справа есть своя колонка «мастер». Кого поставите в строке — тому пойдёт процент с этой работы. Если в строке пусто — основному мастеру наряда. Клиенту в PDF этого не видно. Ставьте себя на свои работы, коллегу — на его, иначе зарплата уйдёт не тому.

Приёмка машины

Пробег при приёме — можно с пробелом, как 327 470. После сохранения этот пробег запишется в карточку авто.
Топливо, кузов, салон, комплектность, заявленные дефекты — для акта приёма и споров «так уже было».
Кнопка Акт приёма вверху — PDF приёмки. Сначала сохраните наряд, потом печатайте.

Работы

В поиске «Добавить услугу из справочника» начните название, например «замена масла». Выберите — строка появится с ценой из справочника.
Или + работа и впишите название руками, если работы нет в списке.
Кол-во — сколько раз сделали (обычно 1).
Минуты — только если способ «по времени».
Как считать:
- по количеству — сумма = количество × цена. Цена — за одну работу.
- по времени — сумма = минуты / 60 × цена. Цена — за час.
Сумма справа считается сама. Крестик «×» удаляет строку.

Запчасти

Поиск «Добавить со склада» — название или артикул. Строка подставится с ценой со склада.
Можно вписать название руками, если склада ещё нет.
Сканер / штрихкод — пробить код и Enter.
В строке: количество и цена за штуку. Пока склад не ведёте, в цену пишите свою закупочную цену (сколько отдали поставщику).

Внизу галочка Наценка на запчасти (N%). Процент берётся из настроек («Наценка на запчасти, %»). Когда галочка включена, цена в строке для клиента поднимается: закупка × (1 + наценка/100). Сумма наряда для клиента считается уже с наценкой. Без галочки клиент платит ровно ту цену, что в строке, прибыли в отчёте по запчастям нет.

Итого внизу: работы + запчасти. Вы ещё видите «Оплачено» и «Долг клиента».

Статусы

в работе — обычный открытый наряд.
ожидание запчастей — ждёте поставку.
закрыт — работа сдана. То же делает кнопка Закрыть.

Пока наряд открыт, запчасти со склада могут резервироваться. При закрытии склад списывает позиции, у которых есть карточка на складе. Если остатка не хватает, сохранение не пройдёт — сверху будет сообщение, что не хватает.

Кнопки сверху

Сохранить — записывает и уходит на главную.
Закрыть — статус «закрыт», списание, расчёт следующего ТО, затем главная.
Заказ-наряд PDF — печать/скачивание для клиента (без колонки мастеров по работам).
Принять оплату — открывает оплаты уже с этим нарядом и остатком долга.
На почту клиенту — письмо с PDF, если у клиента заполнен email и настроена почта.
Удалить — наряд пропадает.

Гарантия в днях (обычно 14) печатается в PDF. Рекомендации внизу — что советуете клиенту дальше; при закрытии из них может открыться гарантийный случай, если текст похож на рекламацию.

Услуги (справочник работ)

Меню Услуги — только босс. Это не склад, а названия работ для быстрого выбора в наряде.

Внизу формы: название, цена, «по количеству» или «по времени» → Добавить.
Чтобы поправить уже заведённую услугу — измените поля в строке таблицы и сохраните строку.

Цена из справочника подставляется в новую строку наряда, её потом можно поменять только в этом наряде — справочник не пересчитается.

Склад

Меню Склад. Пока склад «не ведёте», заказ-наряд всё равно можно заполнять руками. Когда начнёте — заводите карточки и приходы.

Карточка запчасти

Карточка запчасти или клик по строке в таблице.
Название, артикул, штрихкод, производитель, цена закупки, цена продажи, полка, остаток.
Применимость: марки и модели, к которым подходит номер. Можно подтянуть с AutoRus по артикулу, если настроен сайт поставщика.

Фильтры сверху: поиск по названию/артикулу, марка, модель, VIN машины (покажет детали, подходящие этому авто).

Приход

Принять на склад — документ поступления: строки с количеством и ценой закупки. Остаток на карточках вырастет.

Заказ поставщику

Заказ поставщику → новый заказ, позиции, статус. Когда товар приехал — оприходуйте.

Раздел Поставщики — названия, сайт, скидка и наценка. В Настройках «Скидка поставщика» влияет на расчёт закупки с AutoRus. «Наценка на запчасти» — галочка в наряде.

Оплаты

Меню Оплаты — босс. Деньги клиента, не зарплата мастера.

Найдите клиента или сразу заказ-наряд (можно с кнопки «Принять оплату» в наряде — поля уже заполнены).
Сумма — сколько приняли сейчас. Можно часть долга.
Способ: наличные / карта / перевод.
Комментарий по желанию. Принять оплату.

Долг клиента = сумма закрытых нарядов этого клиента минус все его оплаты. Пока наряд не закрыт, его сумма в долг не входит. Чек PDF — ссылка «PDF» в строке оплаты. Удаление оплаты пересчитает долг.

Отчёты — как считаются цифры

Меню Отчёты — босс. Сверху период: поля «С» и «По», кнопка Показать, ярлыки «7 дней» и «Этот месяц». Период действует на вкладки, где важны даты. Переключатели вкладок — цветные кнопки под датами.

Сводка

Оплаты — сумма всех принятых оплат за период (дата оплаты, не дата наряда).
Чеков — сколько документов оплаты.
Новых нарядов — сколько нарядов создали в периоде (по дате создания).
Закрыто — сколько нарядов в статусе «закрыт» с датой создания в периоде.
График — оплаты по дням. Таблица внизу — наличные / карта / перевод.

Сводка не равна «прибыль сервиса». Это входящие деньги и счётчики нарядов.

Долги клиентов

По каждому клиенту: сумма работ и запчастей по закрытым нарядам минус все оплаты этого клиента. Если человек платил без привязки к наряду, сумма всё равно гасит его общий долг. Открытые наряды в долг не входят. Положительный остаток — клиент должен сервису.

Заработок на запчастях

Только строки запчастей из закрытых нарядов за период (дата создания наряда).

Цена, которую ввели в наряде (до наценки, скрытое поле «базовая цена», иначе цена строки) — это закупка.
Если в наряде стоит галочка наценки, клиент заплатил закупку + процент из настроек. Разница — маржа / заработок.
Без галочки продажа = закупка, заработок 0 (в таблице прочерк).

Карточки сверху: продано клиенту, сумма закупки, заработок. Складская «цена закупки» в карточке детали сейчас не используется: склада может не быть, считается наряд.

Старые закрытые наряды без галочки наценки в этом отчёте дадут нулевую маржу. Откройте наряд, включите галочку (если клиенту продавали с наценкой), сохраните.

Зарплата к выплате

То же, что раздел «Зарплата», снимок на дату просмотра (не режется периодом как оплаты). По каждому активному мастеру:

К выплате = работы + премии − уже выплаченное

Работы — процент мастера от суммы его работ в закрытых нарядах. Чья работа: колонка мастера в строке, иначе основной мастер наряда. Процент — из карточки сотрудника; если там пусто, берётся «процент мастера по умолчанию» в настройках.
Запчасти в зарплату не входят, только работы.
Открытый наряд зарплату не капает, пока его не закроют.

Оборот оплат

Все оплаты за период, разбивка по дням и способу. Это те же деньги, что в сводке, таблицей.

Автомобили

Справочник машин: владелец, сколько нарядов, дата последнего. Период сверху на этот список не фильтрует.

Напоминания ТО

Машины, у которых дата следующего ТО уже наступила или пробег подошёл к плановому. Кнопка письма — если заполнены email клиента и SMTP. Плановые дата и км ставятся при закрытии наряда: сегодня + месяцы из настроек, текущий пробег + км из настроек (если в карточке авто ещё не задали своё).

История почты

Что программа уже отправила: заказ-наряды, напоминания ТО. Период по дате письма.

Гарантия

Гарантийные случаи, которые программа завела (в том числе из рекомендаций при закрытии). Статус и связь с нарядом.

Зарплата

Меню Зарплата — босс. Это касса расчётов с мастерами, не оплаты клиентов.

Таблица: мастер, его %, начислено с работ, премии, уже выплачено, к выплате.
Форма «Выплатить»: выберите мастера, сумму (можно не весь остаток), комментарий → Выплатить. Остаток на счёте уменьшится.
История внизу: выплаты и премии.

Премию удобнее начислять в разделе «Мастера». Здесь её видно в колонке «Премии» и в истории.

Мастера

Меню Мастера — босс.

Премия

Сверху форма «Премия»: мастер, сумма, комментарий.
Начислить — сумма сразу на счёт мастера (увеличивает «к выплате»). Клиенту это не видно.

Карточка сотрудника

Добавить или клик по ФИО.
ФИО, должность, телефон, паспорт, заметки.
Процент — доля от своих работ. Пример: работа 10 000 ₽, процент 40 → на счёт 4 000 ₽ после закрытия наряда.
Логин и пароль — чтобы мастер сам входил в программу. Роль «мастер» или «босс». Галочка «есть вход» включает/выключает доступ, логин при этом не стирается.
Логин admin зарезервирован, сотруднику его завести нельзя.

Колонка «На счёте» в списке — сколько ещё не выплатили (работы + премии − выплаты).

Настройки

Меню Настройки — босс; почта и ключ ИИ — только владелец.

Название, ИП, адрес, телефон — шапка печатных PDF и писем.
Скидка поставщика, % — для расчёта закупки с прайса AutoRus.
Наценка на запчасти, % — процент галочки в заказ-наряде и маржа в отчёте «Заработок на запчастях».
Процент мастера по умолчанию — если в карточке сотрудника процент не задан.
Интервал ТО, мес. / км — как считать следующее ТО при закрытии наряда.
Новый пароль входа — меняет пароль того, кто сейчас в системе (оставьте пустым, если не меняете).
SMTP: сервер (часто smtp.mail.ru), порт 465, логин ящика, пароль приложения (не обычный пароль Mail.ru), поле «От кого».
Ключ Gemini — чтобы фото СТС читалось с разных бланков: ключ с aistudio.google.com/apikey.

Обычный день сервиса — коротко

Мастер ведёт запись, наряд, PDF и закрытие.
Проверьте, что в работах стоит нужный мастер и при продаже запчастей включена наценка.
Принять оплату с наряда или из раздела «Оплаты».
Раз в период: отчёты, долги, заработок на запчастях, выплата зарплаты, премии в «Мастера».

Если что-то не так

Ошибка при сохранении — пробег и суммы можно с пробелом. Если снова упало — запомните адрес страницы и скажите боссу.
Не хватает на складе — приходуйте товар, уберите привязку к карточке склада (название руками) или поставьте статус «ожидание запчастей» и не закрывайте наряд.
Письмо не уходит — нет email у клиента или не заполнен SMTP; для Mail.ru нужен пароль приложения.
В отчёте по запчастям нет заработка — нет галочки наценки на закрытых нарядах или наценка в настройках 0.
Мастеру не капает ЗП — наряд не закрыт, в работах не тот мастер, или процент 0.